Phòng công chứng sẽ phải thực hiện những gì khi cơ quan Nhà nước yêu cầu cung cấp hồ sơ liên quan đến việc đã công chứng?

Nội dung chính

• Phòng công chứng sẽ phải thực hiện những gì khi cơ quan Nhà nước yêu cầu cung cấp hồ sơ liên quan đến việc đã công chứng?
• Cơ quan nào có thẩm quyền chỉ định việc tiếp nhận hồ sơ khi Phòng công chứng bị giải thể nhưng không có thỏa thuận?
• Hồ sơ công chứng có tại Phòng công chứng bao gồm những gì?

Phòng công chứng sẽ phải thực hiện những gì khi cơ quan Nhà nước yêu cầu cung cấp hồ sơ liên quan đến việc đã công chứng?

Phòng công chứng sẽ phải thực hiện những gì khi cơ quan Nhà nước yêu cầu cung cấp hồ sơ liên quan đến việc đã công chứng, căn cứ theo khoản 3 Điều 64 Luật Công chứng 2014 quy định:

Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

2. Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

3. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

4. Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

…

Như vậy, khi cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì Phòng công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan.

Ngoài ra, việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

Phòng công chứng sẽ phải thực hiện những gì khi cơ quan Nhà nước yêu cầu cung cấp hồ sơ liên quan đến việc đã công chứng? (Hình từ Internet)

Cơ quan nào có thẩm quyền chỉ định việc tiếp nhận hồ sơ khi Phòng công chứng bị giải thể nhưng không có thỏa thuận?

Cơ quan nào có thẩm quyền chỉ định việc tiếp nhận hồ sơ khi Phòng công chứng bị giải thể nhưng không có thỏa thuận, căn cứ theo khoản 1 Điều 21 Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định:

Bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ

1. Trong trường hợp Phòng công chứng bị giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động mà không thỏa thuận được với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng thì Sở Tư pháp chỉ định Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng trước khi có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc ra quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

2. Chậm nhất là 60 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp tổ chức việc bàn giao hồ sơ công chứng cho tổ chức được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng. Việc bàn giao hồ sơ phải có sự tham gia của Hội công chứng viên đối với địa phương đã có Hội công chứng viên và được lập thành biên bản, có chữ ký, đóng dấu của Sở Tư pháp và các bên tham gia; trường hợp bên giao hồ sơ không ký thì ghi rõ vào biên bản.

3. Trong trường hợp cá nhân, tổ chức có trách nhiệm bàn giao hồ sơ công chứng mà không bàn giao hoặc không thể bàn giao vì lý do chính đáng thì Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan có liên quan tại địa phương tổ chức bàn giao hồ sơ cho tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ. Việc bàn giao hồ sơ công chứng phải lập thành biên bản theo quy định tại khoản 2 Điều này.

Theo đó, trường hợp Phòng công chứng bị giải thể mà không thỏa thuận được với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng thì Sở Tư pháp chỉ định Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Hồ sơ công chứng có tại Phòng công chứng bao gồm những gì?

Hồ sơ công chứng có tại Phòng công chứng bao gồm những gì, căn cứ theo khoản 1 Điều 63 Luật Công chứng 2014 quy định:

Hồ sơ công chứng

1. Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác.

2. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.

Theo đó, hồ sơ công chứng tại Phòng công chứng sẽ bao gồm:

+ Phiếu yêu cầu công chứng;

+ Bản chính văn bản công chứng;

+ Bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp;

+ Các giấy tờ xác minh, giám định;

+ Và các giấy tờ liên quan khác.