Phòng công chứng quy định về cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm những gì? Thời gian Phòng công chứng lưu trữ bản chính các văn bản trong hồ sơ bao lâu?

Nội dung chính

• Phòng công chứng quy định về cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm những gì?
• Thời gian Phòng công chứng lưu trữ bản chính các văn bản trong hồ sơ công chứng bao lâu?
• Phòng công chứng cấp bản sao văn bản công chứng trong những trường hợp nào?

Phòng công chứng quy định về cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm những gì?

Phòng công chứng quy định về cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm những gì, căn cứ theo khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng 2014 quy định:

Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các bộ, ngành có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng và quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương.

Theo đó cơ sở dữ liệu công chứng tại phòng công chức bao gồm:

+ Các thông tin về nguồn gốc tài sản;

+ Tình trạng giao dịch của tài sản;

+ Các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

Phòng công chứng quy định về cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm những gì? (Hình từ Internet)

Thời gian Phòng công chứng lưu trữ bản chính các văn bản trong hồ sơ công chứng bao lâu?

Thời gian Phòng công chứng lưu trữ bản chính các văn bản trong hồ sơ công chứng bao lâu, căn cứ theo khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng 2014 quy định:

Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

2. Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

3. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

4. Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

5. Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Theo đó bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại Phòng công chứng.

Ngoài ra Phòng công chứng muốn lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

Phòng công chứng cấp bản sao văn bản công chứng trong những trường hợp nào?

Phòng công chứng cấp bản sao văn bản công chứng trong những trường hợp nào, căn cứ theo khoản 1 Điều 65 Luật Công chứng 2014 quy định:

Cấp bản sao văn bản công chứng

1. Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong các trường hợp được quy định tại khoản 3 Điều 64 của Luật này;

b) Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện.

Như vậy việc cấp bản sao văn bản công chứng được Phòng công chứng thực hiện trong các trường hợp sau:

+ Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong các trường hợp được quy định tại khoản 3 Điều 64 của Luật Công chứng 2014;

+ Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.