Nhân viên hành chính và kế toán có được tự ý sử dụng con dấu, đóng dấu văn bản hay không? Trách nhiệm bảo vệ con dấu được quy định thế nào?

Nội dung chính

• Quy định về việc sử dụng con dấu của cơ quan như thế nào?
• Nhân viên hành chính và kế toán có được tự ý sử dụng con dấu và đóng dấu văn bản hay không?
• Trách nhiệm bảo vệ con dấu trong công tác văn thư được quy định như thế nào?

Quy định về việc sử dụng con dấu của cơ quan như thế nào?

Tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng con dấu tại cơ quan phải đảm bảo thực hiện như sau:

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Nhân viên hành chính và kế toán có được tự ý sử dụng con dấu, đóng dấu văn bản hay không? Trách nhiệm bảo vệ con dấu được quy định thế nào? (Hình từ Internet)

Nhân viên hành chính và kế toán có được tự ý sử dụng con dấu và đóng dấu văn bản hay không?

Căn cứ theo Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định như sau:

Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Theo quy định trên thì nhân viên hành chính và kế toán không được tự ý sử dụng con dấu và đóng dấu văn bản. Các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức phải do nhân viên văn thư tự tay đóng con dấu và nhân viên văn thư không được giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

Như vậy, trong trường hợp con dấu được đóng tại các văn bản, giấy tờ của cơ quan không phải do nhân viên văn thư đóng thì ngoài nhân viên văn thư phải chịu trách nhiệm trong việc quản lý con dấu thì người nào tự ý sử dụng con dấu khi chưa được phép cũng bị xử lý.

Trách nhiệm bảo vệ con dấu trong công tác văn thư được quy định như thế nào?

Tại Điều 35 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về trách nhiệm quản lý công tác văn thư như sau:

Trách nhiệm quản lý công tác văn thư

1. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư.

2. Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp, doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm:

a) Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác văn thư.

b) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.

c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.

d) Bố trí kinh phí để hiện đại hóa phương tiện, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác văn thư, quản lý và vận hành hiệu quả Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

đ) Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.

e) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.

g) Sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương.

Theo quy định trên thì các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp, doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con dấu của cơ quan, tổ chức.