Mục đích của việc xây dựng kế hoạch dự án là gì? Các kế hoạch của dự án thường bao gồm những gì?

Nội dung chính

• Mục đích của việc xây dựng kế hoạch dự án là gì? Các kế hoạch của dự án thường bao gồm những gì?
• Việc xây dựng lịch trình có cần tiếp tục khi kế hoạch dự án thay đổi?
• Sự khác biệt của dự án có thể xuất hiện trong trường hợp nào?

Mục đích của việc xây dựng kế hoạch dự án là gì? Các kế hoạch của dự án thường bao gồm những gì?

Theo tiết 4.3.3 tiểu mục 4.3 Mục 4 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11866:2017 (ISO 21500:2012) về Hướng dẫn quản lý dự án thì mục đích của việc xây dựng kế hoạch dự án là để tạo ra tài liệu dạng văn bản về các vấn đề sau đây:

- Lý do thực hiện dự án;

- Nguồn lực sẽ được cung cấp và chủ thể cung cấp;

- Cách thức cung cấp;

- Chi phí, kinh phí;

- Cách thức thực hiện, kiểm soát và kết thúc dự án.

Theo đó, các kế hoạch dự án thường bao gồm kế hoạch dự án và kế hoạch quản lý dự án. Các kế hoạch này có thể là các tài liệu riêng biệt hoặc được kết hợp thành một tài liệu, nhưng bất kể phương án nào được chọn thì kế hoạch dự án cũng cần phản ánh sự tích hợp về phạm vi, thời gian, chi phí và các chủ đề khác.

+ Kế hoạch quản lý dự án là một tài liệu hoặc một bộ tài liệu xác định cách thức thực hiện, theo dõi và kiểm soát dự án. Kế hoạch quản lý dự án có thể được áp dụng cho toàn bộ dự án hoặc một phần nào đó của dự án thông qua các kế hoạch con như kế hoạch quản lý rủi ro hoặc kế hoạch quản lý chất lượng.

Thông thường, kế hoạch quản lý dự án xác định vai trò, trách nhiệm, tổ chức và quy trình để quản lý rủi ro, vấn đề, kiểm soát thay đổi, lịch trình, chi phí, thông tin, liên lạc, quản lý cấu hình, chất lượng, sức khoẻ, môi trường, an toàn và các chủ đề khác nếu cần.

+ Kế hoạch dự án bao gồm các đường cơ sở để thực hiện dự án, ví dụ: về phạm vi, chất lượng, lịch trình, chi phí, nguồn lực và rủi ro. Tất cả các phần của kế hoạch dự án cần phải nhất quán và được tích hợp đầy đủ.

Kế hoạch dự án cần bao gồm các đầu ra của tất cả các quá trình hoạch định dự án có liên quan và các hành động cần thiết để xác định, tích hợp và điều phối tất cả các nỗ lực thích hợp để thực hiện, kiểm soát và kết thúc dự án. Nội dung của kế hoạch dự án sẽ thay đổi tùy thuộc vào lĩnh vực áp dụng và tính phức tạp của dự án.

+ Theo ý định của tổ chức thực hiện, thông qua sự phối hợp với các bên liên quan phù hợp của dự án, kế hoạch dự án có thể là tài liệu chi tiết hoặc một tài liệu ở mức độ tóm tắt viện dẫn đến các kế hoạch con thích hợp, chẳng hạn như kế hoạch phạm vi và lịch trình. Nếu sử dụng kế hoạch dự án ở mức độ tóm tắt, cần mô tả cách thức quản lý các kế hoạch con riêng biệt sẽ được tích hợp và kết hợp.

+ Kế hoạch dự án luôn cần được cập nhật và truyền đạt đến các bên liên quan thích hợp trong suốt dự án. Tuy nhiên, kế hoạch này có thể khởi đầu như là một kế hoạch cấp cao.

Quá trình này chỉnh sửa dần kế hoạch dự án từ việc phân bổ ban đầu ở cấp độ cao về phạm vi, ngân sách, nguồn lực, lịch trình và các hạng mục khác vào các gói công việc được phân bổ chi tiết và chặt chẽ hơn. Những gói công việc này cung cấp cho cấp quản lý cần thiết sự thấu hiểu và sự kiểm soát khi xảy ra rủi ro đối với dự án.

Các đầu vào và đầu ra chính được liệt kê trong Bảng 3 dưới đây:

Bảng 3 - Xây dựng các kế hoạch dự án: đầu vào và đầu ra chính

Mục đích của việc xây dựng kế hoạch dự án là gì? Các kế hoạch của dự án thường bao gồm những gì? (Hình từ Internet)

Việc xây dựng lịch trình có cần tiếp tục khi kế hoạch dự án thay đổi?

Căn cứ tiết 4.3.23 tiểu mục 4.3 Mục 4 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11866:2017 (ISO 21500:2012) về Hướng dẫn quản lý dự án quy định như sau:

4.3 Các quá trình

...

4.3.23 Xây dựng lịch trình

Mục đích của Xây dựng lịch trình là tính thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của các hoạt động của dự án và để thiết lập đường cơ sở về lịch trình tổng thể của dự án.

Các hoạt động được lập lịch trình theo một trình tự logic xác định thời lượng, các cột mốc và sự phụ thuộc lẫn nhau để tạo ra một mạng lưới.

Mức độ hoạt động đưa ra cách giải quyết phù hợp cho việc kiểm soát quản lý trong suốt vòng đời dự án. Lịch trình cung cấp phương tiện để đánh giá tiến độ thực tế kịp thời so với phép đo khách quan đã xác định trước về kết quả đạt được.

Lịch trình được thiết lập ở cấp độ hoạt động, tạo cơ sở cho việc phân bổ nguồn lực và xây dựng ngân sách theo thời gian. Việc xây dựng lịch trình cần tiếp tục trong suốt dự án khi công việc tiến triển, khi kế hoạch dự án thay đổi, các sự việc rủi ro đã lường trước xảy ra hoặc không xảy ra và khi những rủi ro mới được xác định. Nếu cần, các ước tính về thời lượng và nguồn lực cần được xem xét và sửa đổi để xây dựng lịch trình dự án được phê duyệt có thể sử dụng làm đường cơ sở, dựa vào đó có thể theo dõi được tiến độ công việc.

...

Theo đó, việc xây dựng lịch trình cần tiếp tục trong suốt dự án khi công việc tiến triển, khi kế hoạch dự án thay đổi, các sự việc rủi ro đã lường trước xảy ra hoặc không xảy ra và khi những rủi ro mới được xác định.

Sự khác biệt của dự án có thể xuất hiện trong trường hợp nào?

Theo tiểu mục 3.2 Mục 3 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11866:2017 (ISO 21500:2012) về Hướng dẫn quản lý dự án thì sự khác biệt của dự án có thể xuất hiện trong các trường hợp sau:

- Sản phẩm bàn giao được cung cấp;

- Các bên liên quan chi phối;

- Nguồn lực được sử dụng;

- Các hạn chế;

- Cách thức điều chỉnh các quá trình để tạo ra các sản phẩm bàn giao.