Mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số là gì và cấp mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số phải đảm bảo các nguyên tắc nào?

Nội dung chính

• Mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số là gì?
• Mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số phải đảm bảo các yêu cầu chung nào?
• Cấp mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số phải đảm bảo các nguyên tắc nào?

Mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số là gì?

Mã số thương phẩm toàn cầu được giải thích theo Mục 3 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6939:2019 quy định:

Thương phẩm (trade item)

Vật phẩm (sản phẩm hoặc dịch vụ) có nhu cầu truy xuất thông tin đã được xác định từ trước và có thể được báo giá, đặt hàng hoặc lập hóa đơn tại bất kì điểm nào trong chuỗi cung ứng.

Nhóm thương phẩm (trade item grouping)

Một nhóm các thương phẩm tiêu dùng bán lẻ không nhằm để quét tại điểm bán hàng. Nhóm thương phẩm được phân định bằng một mã GTIN-14, GTIN-13 hoặc GTIN-12 đơn nhất.

Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN - global trade item number)

Mã số vật phẩm được cấu tạo từ mã doanh nghiệp GS1, bao gồm các loại mã số GTIN-8, GTIN-12 (UPC), GTIN-13 và GTIN-14.

Theo đó, mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số là vật phẩm (sản phẩm hoặc dịch vụ) có nhu cầu truy xuất thông tin đã được xác định từ trước và có thể được báo giá, đặt hàng hoặc lập hóa đơn tại bất kì điểm nào trong chuỗi cung ứng.

Một nhóm các thương phẩm tiêu dùng bán lẻ không nhằm để quét tại điểm bán hàng. Nhóm thương phẩm được phân định bằng một mã GTIN-13 đơn nhất.

Mã số vật phẩm được cấu tạo từ mã doanh nghiệp GS1, bao gồm các loại mã số GTIN-8, GTIN-12 (UPC), GTIN-13 và GTIN-14.

Mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số (Hình từ Internet)

*Lưu ý: Mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số (GTIN-13)

Mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số phải đảm bảo các yêu cầu chung nào?

Yêu cầu chung của mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số quy định ở Mục 4 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6939:2019 cụ thể:

Yêu cầu chung

4.1 Mỗi tổ chức khi đã được cấp mã doanh nghiệp GS1 đều có thể tự lập GTIN-13 cho các vật phẩm của mình và khai báo với GS1 quốc gia thành viên để quản lý chung.

4.2 Không được thay đổi GTIN-13 đã cấp nếu thương phẩm không có sự thay đổi đến mức mà nó cần được phân biệt với thương phẩm gốc trong quá trình đặt hàng, lưu kho và lập hóa đơn. Tuy nhiên, có thể có các ngoại lệ khi có những yêu cầu pháp luật và chế định tại địa phương, quốc gia hoặc khu vực.

4.3 GTIN-13 không được mang bất kì thông tin nào liên quan đến vật phẩm mà nó phân định. GTIN-13 chỉ được dùng làm chìa khóa truy cập thông tin trong máy vi tính. Không khuyến khích việc nhúng mã nội bộ vào GTIN vì thông thường quy tắc thay đổi mã nội bộ khác với quy tắc thay đổi GTIN.

4.4 Tổ chức cấp GTIN-13 phải thông báo thông tin về vật phẩm gắn mã cho tất cả các đối tác kinh doanh liên quan biết.

Theo đó, mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số phải đảm bảo các yêu cầu chung sau:

- Mỗi tổ chức khi đã được cấp mã doanh nghiệp GS1 đều có thể tự lập GTIN-13 cho các vật phẩm của mình và khai báo với GS1 quốc gia thành viên để quản lý chung.

- Không được thay đổi GTIN-13 đã cấp nếu thương phẩm không có sự thay đổi đến mức mà nó cần được phân biệt với thương phẩm gốc trong quá trình đặt hàng, lưu kho và lập hóa đơn. Tuy nhiên, có thể có các ngoại lệ khi có những yêu cầu pháp luật và chế định tại địa phương, quốc gia hoặc khu vực.

- GTIN-13 không được mang bất kì thông tin nào liên quan đến vật phẩm mà nó phân định. GTIN-13 chỉ được dùng làm chìa khóa truy cập thông tin trong máy vi tính. Không khuyến khích việc nhúng mã nội bộ vào GTIN vì thông thường quy tắc thay đổi mã nội bộ khác với quy tắc thay đổi GTIN.

- Tổ chức cấp GTIN-13 phải thông báo thông tin về vật phẩm gắn mã cho tất cả các đối tác kinh doanh liên quan biết.

Cấp mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số phải đảm bảo các nguyên tắc nào?

Yêu cầu chung của mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số quy định ở Mục 5 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6939:2019 cụ thể:

- Việc cấp GTIN-13 là tùy thuộc vào tổ chức sử dụng để phân định vật phẩm trên toàn cầu. Để dễ quản lý, hệ thống GS1 khuyến nghị cấp các mã số một cách liên tục và không phân nhóm. Tổ chức lập mã số GS1 phải lập theo đúng cấu trúc và duy trì các GTIN-13 của mình để tạo thuận lợi cho các bên tham gia phân biệt hiệu quả các sản phẩm trong suốt chuỗi cung ứng.

- Phải cấp một GTIN-13 riêng biệt, đơn nhất cho mỗi vật phẩm khác biệt với vật phẩm khác về bất kì một đặc tính nào và phải duy trì mã số đó trong suốt thời gian tồn tại của nó.

- Phải cấp cùng một GTIN-13 đơn nhất cho các vật phẩm có những đặc tính chính giống nhau. Các mã số như vậy cần được xem xét, sử dụng với trạng thái toàn vẹn của chúng trong suốt chuỗi cung ứng.

- Khi vật phẩm, đã được phân định bằng một GTIN-13 nhất định, có sự thay đổi về bất kì đặc tính cơ bản nào (như tên gọi, mô tả, đặc tính, loại hình, biến thể hoặc cấu tạo) thì phải cấp mới cho vật phẩm đó một GTIN-13 khác.

*Lưu ý: Theo Mục 1 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6939:2019 quy định:

- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6939:2019 quy định các yêu cầu kĩ thuật và cấu trúc đối với mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số (GTIN-13).

- GTIN-13 được sử dụng cho mọi vật phẩm có kích thước tương đối lớn kể cả đơn vị tiêu dùng hay đơn vị thương mại.

CHÚ THÍCH Vật phẩm có kích thước tương đối lớn là:

+ Vật phẩm có đường kính lớn hơn 3 cm; hoặc

+ Vật phẩm có thể thiết kế nhãn in với diện tích lớn hơn 40 cm2 hoặc có tổng diện tích có thể in lớn hơn 80 cm2.

- Tiêu chuẩn này không quy định các yêu cầu kĩ thuật đối với mã vạch dùng để thể hiện GTIN-13.