(028) 3930 3279
Hỗ trợ trực tuyến
0906 22 99 66
Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện như thế nào?
Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo quy định tại Mục 1 Chương I Phụ Lục II ban hành kèm theo Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m).
Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu.
Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).
Bước 5: Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.
Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ
- Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ:
+ Tập hợp tài liệu thành hồ sơ;
+ Biên soạn tiêu đề hồ sơ;
+ Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ;
+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;
+ Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị.
- Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ
+ Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ...);
+ Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần);
+ Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.
Bước 7: Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức độ mật; tình trạng tài liệu; ghi chú.
Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin.
Bước 9: Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.
Bước 10: Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.
Bước 11: Biên mục hồ sơ
- Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin;
- Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
- Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.
Bước 13: Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ.
Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
Bước 16: Viết/in và dán nhãn hộp (cặp).
Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.
Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu.
Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.
Bước 20: Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.
Bước 21: Lập mục lục hồ sơ
- Viết lời nói đầu;
- In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ).
Bước 22: Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại
- Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại;
- Viết thuyết minh tài liệu loại.
Bước 23: Kết thúc chỉnh lý
- Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông;
- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.
Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện như thế nào? (Hình từ internet)
Định mức lao động chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thế nào?
Căn cứ tại Mục 1 Chương II Phụ Lục II ban hành kèm theo Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định về định mức lao động chỉnh lý tài liệu nên giấy giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ gồm có như sau:
STT | Nội dung công việc | Lao động thực hiện | Định mức lao động |
I | Định mức lao động trực tiếp | ||
1 | Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu | Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 | 6,00 |
2 | Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m) | Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 | 30,00 |
3 | Vệ sinh sơ bộ tài liệu | Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 | 50,00 |
4 | Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu) | Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 | 120,00 |
5 | Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại | ||
a) | Đối với tài liệu rời lẻ | Lưu trữ viên bậc 3/9 | 1.379,96 |
b) | Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ | Lưu trữ viên bậc 3/9 | 413,99 |
6 | Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ | ||
a) | Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ | Lưu trữ viên bậc 3/9 | 1.965,65 |
b) | Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ | Lưu trữ viên bậc 3/9 | 1.238,36 |
7 | Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức độ mật; tình trạng tài liệu; ghi chú | Lưu trữ viên bậc 3/9 | 1.598,40 |
8 | Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin | Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 | 679,28 |
9 | Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại | Lưu trữ viên bậc 4/9 | 86,40 |
10 | Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin | Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 | 144,00 |
11 | Biên mục hồ sơ | ||
a) | Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin | Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 | 610,00 |
b) | Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn | Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 | 1.219,00 |
c) | Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc | Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 | 790,00 |
12 | Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ | Lưu trữ viên bậc 3/9 | 191,81 |
13 | Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ | Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 | 75,50 |
14 | Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ | Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 | 155,30 |
15 | Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) | Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 | 40,00 |
16 | Viết/in và dán nhãn hộp (cặp) | Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 | 35,00 |
17 | Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá | Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 | 30,00 |
18 | Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu | Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 | 75,00 |
19 | Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu | Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 | 360,00 |
20 | Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin | Lưu trữ viên bậc 3/9 | 72,00 |
21 | Lập mục lục hồ sơ | ||
a) | Viết lời nói đầu | Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 | 14,40 |
b) | In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ) | Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 | 15,00 |
22 | Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại | ||
a) | Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại | Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 | 385,49 |
b) | Viết thuyết minh tài liệu loại | Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 | 4,80 |
23 | Kết thúc chỉnh lý | ||
a) | Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông | Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 | 10,00 |
b) | Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý | Lưu trữ viên bậc 5/9 | 14,40 |
Tổng cộng định mức lao động trực tiếp (1), trong đó: | |||
Tài liệu rời lẻ (1a) | 10.157,39 | ||
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (1b) | 8.464,13 | ||
II | Định mức lao động quản lý (được tính bằng 10% định mức lao động trực tiếp) (2) | Lưu trữ viên bậc 4/9 | |
Tài liệu rời lẻ (2a) | 1.015,74 | ||
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (2b) | 846,41 | ||
III | Định mức lao động phục vụ (được tính bằng 5% định mức lao động trực tiếp) (3) | Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 | |
Tài liệu rời lẻ (3a) | 507,87 | ||
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (3b) | 423,21 | ||
IV | Định mức lao động tổng hợp (Bằng định mức lao động trực tiếp + định mức lao động quản lý + định mức lao động phục vụ) | ||
Tài liệu rời lẻ (1a + 2a + 3a + 3b) | 11.681,00 | ||
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (1b + 2b + 3b) | 9.733,75 |
Xác định định mức kinh tế - kỹ thuật dựa trên căn cứ nào?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định về việc xác định định mức kinh tế - kỹ thuật dựa trên các căn cứ như sau:
- Quy trình chỉnh lý tài liệu; định mức lao động;
- Định mức máy móc thiết bị;
- Định mức công cụ dụng cụ;
- Định mức vật tư, văn phòng phẩm;
- Định mức tiêu hao năng lượng;
- Hệ số phức tạp.
Thông tư 16/2023/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 01/01/2024.
Quý khách cần hỏi thêm thông tin về có thể đặt câu hỏi tại đây.
