Hồ sơ nhân sự là gì? Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Quy định về sổ quản lý lao động như thế nào?

Nội dung chính

• Hồ sơ nhân sự là gì?
• Hồ sơ nhân sự gồm những gì?
• Quy định về sổ quản lý lao động như thế nào?

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là gì? Đây là câu hỏi mà nhiều người quan tâm khi tìm hiểu về quy trình quản lý nhân viên trong một tổ chức. Hồ sơ nhân sự là gì và tại sao nó lại quan trọng trong việc quản lý thông tin của từng nhân viên?

Một hồ sơ nhân sự là gì mà lại bao gồm đầy đủ các thông tin như lý lịch, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và các giấy tờ pháp lý liên quan?

*Lưu ý: Thông tin trên chỉ mang tính chất tham khảo!

Hồ sơ nhân sự là gì? Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Quy định về sổ quản lý lao động như thế nào? (Hình ảnh Internet)

Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Tùy theo quy định của từng tổ chức hay doanh nghiệp mà bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ sẽ bao gồm những chứng từ nào. Để hiểu cơ bản về thành phần của 1 bộ hồ sơ, có thể tham khảo quy định về lưu trữ hồ sơ nhân viên như sau:

(1) Quản lý hồ sơ nhân sự dành cho các đối tượng trong giai đoạn thử việc

Hồ sơ nhân sự đầy đủ bao gồm những giấy tờ sau đây:

- Sơ yếu lý lịch của người lao động.

- Đơn xin việc của người lao động.

- Bản sao CMND/CCCD (có công chứng) của người lao động.

- Một số giấy tờ, bằng cấp photo công chứng của người lao động

Trong trường hợp người lao động của công ty là người nước ngoài thì cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ trên cộng thêm visa lưu trú còn hạn và giấy phép lao động ở Việt Nam.

Trong trường hợp lao động của công ty trong độ tuổi từ 15 đến 18 tuổi thì phía người sử dụng lao động đảm bảo rằng mình đã có sự đồng ý giao kết hợp đồng và được sử dụng lao động bằng văn bản.

(2) Bộ hồ sơ nhân sự cho những đối tượng dưới 15 tuổi

Doanh nghiệp sử dụng lao động có độ tuổi dưới 15 cần phải chuẩn bị những hồ sơ sau đây:

- CMND/CCCD/Hộ chiếu có công chứng của người đại diện theo pháp luật đối với người lao động.

- Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật có thể đứng ra giao kết hợp đồng cho mình đối với người lao động dưới 15 tuổi.

(3) Hồ sơ nhân sự đối cho những đối tượng là nhân viên chính thức

Khi người lao động trở thành nhân viên chính thức trong doanh nghiệp thì người lao động cần phải bổ sung thêm giấy tờ vào bộ hồ sơ thử việc đã nộp trước đó. Những giấy tờ phát sinh và cần thiết trong quá trình làm việc bao gồm:

- Hợp đồng lao động chính thức do doanh nghiệp soạn và yêu cầu chữ ký đầy đủ của người lao động và người sử dụng lao động.

- Các khoản mà doanh nghiệp sẽ thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động với mức đóng sẽ dựa vào phần tiền lương hàng tháng của người lao động.

- Phần phụ lục trong hợp đồng lao động.

- Doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định khi có đề nghị thăng cấp và tăng lương cho người lao động.

- Những loại giấy tờ khi có sự phát sinh của người lao động cần phải có hai văn bản với đầy đủ chữ ký giữa hai bên và lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp.

Những lao động chính thức sẽ có yêu cầu cao hơn về mặt giấy tờ nên doanh nghiệp cần phải thận trọng khi lưu giữ giấy tờ của người lao động.

*Lưu ý: Thông tin trên chỉ mang tính chất tham khảo!

Quy định về sổ quản lý lao động như thế nào?

Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định về sổ quản lý lao động như sau:

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 được quy định như sau:

(1) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

(2) Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

(3) Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại (2) kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.