Cục Thuế hướng dẫn về thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thế nào? Lập hóa đơn không đúng thời điểm thì bị xử phạt như thế nào?

Nội dung chính

• Bên bán phải lập hóa đơn cho bên mua trong mọi trường hợp đúng không?
• Thế nào được xem là xuất hóa đơn đúng thời điểm?
• Lập hóa đơn không đúng thời điểm thì bị phạt bao nhiêu tiền?

Bên bán phải lập hóa đơn cho bên mua trong mọi trường hợp đúng không?

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu rõ nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Như vậy, thông thường khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

Tuy nhiên đối với hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất thì không phải xuất hóa đơn.

Cục Thuế hướng dẫn về thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ? Lập hóa đơn không đúng thời điểm thì bị xử phạt như thế nào?

Thế nào được xem là xuất hóa đơn đúng thời điểm?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

...

Theo quy định trên, hóa đơn bán hàng hóa được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền) là đúng thời điểm.

Hóa đơn cung cấp dịch vụ được xem là đúng thời điểm khi bên cung cấp dịch vụ lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền). Tuy nhiên, khi người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Cụ thể, tại Công văn 9297/CTHN-TTHT năm 2023, Cục Thuế Hà Nội hướng dẫn tương tự về thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đối với Công ty TNHH Willer Việt Nam như sau:

- Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Trường hợp lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật thì áp dụng xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Lập hóa đơn không đúng thời điểm thì bị phạt bao nhiêu tiền?

Căn cứ tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, cụ thể như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;

b) Lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;

c) Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

...

3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;

b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm b khoản 1 Điều này;

c) Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;

d) Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm c khoản 1 Điều này;

đ) Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;

e) Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp lập hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh;

g) Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Như vậy, khi vi phạm quy định về lập hóa đơn không đúng thời điểm thì bị xử phạt cảnh cáo nếu như không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

Đối với trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và không có tình tiết giảm nhẹ thì chủ thể vi phạm có thể bị phạt tiền từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng

Nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm và không thuộc trường hợp bị phạt cảnh cáo hoặc bị phạt từ 3 triệu đến 5 triệu đồng nêu trên thì bị xử phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng.

Mức phạt tiền nêu trên chỉ áp dụng đối với cá nhân, trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt tiền là gấp đôi cá nhân (theo điểm a khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).