Cấu trúc mã số hồ sơ TTHC là gì? Mã số hồ sơ hành chính phải được sử dụng thống nhất trong hoạt động giao dịch như thế nào?

Nội dung chính

• Mã số hồ sơ thủ tục hành chính được quy định như thế nào?
• Sử dụng thống nhất mã số hồ sơ thủ tục hành chính như thế nào?
• Cấu trúc mã số hồ sơ thủ tục hành chính được thực hiện như thế nào?

Mã số hồ sơ thủ tục hành chính được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 61/2018/NĐ-CP quy định về mã số hồ sơ thủ tục hành chính cụ thể như sau:

"Điều 26. Mã số hồ sơ thủ tục hành chính

1. Mã số hồ sơ thủ tục hành chính do Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tự động, được sử dụng thống nhất trong hoạt động giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị với tổ chức, cá nhân và giữa các cơ quan, đơn vị với nhau.

2. Cấu trúc Mã số hồ sơ thủ tục hành chính bao gồm:

a) Mã định danh của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục hành chính.

Cấu trúc mã định danh theo “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành”;

b) Dãy số tự nhiên gồm ngày, tháng, năm tiếp nhận, số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày."

Cấu trúc mã số hồ sơ TTHC là gì? Mã số hồ sơ hành chính phải được sử dụng thống nhất trong hoạt động giao dịch như thế nào?

Sử dụng thống nhất mã số hồ sơ thủ tục hành chính như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1100/QĐ-BKHĐT năm 2022 về Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định về việc sử dụng thống nhất mã số hồ sơ thủ tục hành chính cụ thể như sau:

Mã số hồ sơ hành chính được sử dụng thống nhất trong hoạt động giao dịch giữa Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, các đơn vị thuộc Bộ với cá nhân, tổ chức và giữa các đơn vị thuộc Bộ với nhau, cụ thể:

- Trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả do Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giao cho cá nhân, tổ chức và các văn bản, tài liệu khác liên quan đến việc giải quyết công việc.

- Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các đơn vị thuộc Bộ (Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử, Cơ sở dữ liệu điện tử lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính của Bộ).

Cấu trúc mã số hồ sơ thủ tục hành chính được thực hiện như thế nào?

Đối với quy định về cấu trúc mã số hồ sơ thủ tục hành chính thì tại khoản 2 Điều 4 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1100/QĐ-BKHĐT năm 2022 về Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định cụ thể như sau:

Cấu trúc mã số hồ sơ thủ tục hành chính thực hiện gồm các ký tự chữ và Số:

V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2-YYMMDD-XXXX, trong đó:

- V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2 là mã đơn vị theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

- YYMMDD là ngày tiếp nhận hồ sơ, bao gồm 06 ký tự số. Trong đó, YY là 02 chữ số cuối của năm, MM là 02 chữ số của tháng, DD là 02 chữ số của ngày.

- XXXX là số thứ tự hồ sơ được tiếp nhận trong ngày, gồm 04 chữ số bắt đầu từ 0001.

Trường hợp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả được viết lại sau khi cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ theo quy định: Mã số trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả được ghi thêm số 2 vào bên phải của mã số hồ sơ hành chính.

- Đối với hồ sơ có nhiều lần bổ sung tài liệu, trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả ghi rõ là hồ sơ bổ sung lần thứ bao nhiêu và ngày, tháng, năm bổ sung vào mã số hồ sơ thủ tục hành chính để tiện theo dõi các lần bổ sung hồ sơ và xác định số ngày xử lý hồ sơ tiếp theo.

Theo đó, đối với câu hỏi của bạn thì mã số hồ sơ thủ tục hành chính do Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tự động, được sử dụng thống nhất trong hoạt động giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị với tổ chức, cá nhân và giữa các cơ quan, đơn vị với nhau.

Đối với quy định về cấu trúc mã số hồ sơ thủ tục hành chính thì cấu trúc mã số hồ sơ thủ tục hành chính thực hiện gồm các ký tự chữ và Số: V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2-YYMMDD-XXXX. V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2 là mã đơn vị theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành; YYMMDD là ngày tiếp nhận hồ sơ, bao gồm 06 ký tự số. Trong đó, YY là 02 chữ số cuối của năm, MM là 02 chữ số của tháng, DD là 02 chữ số của ngày và XXXX là số thứ tự hồ sơ được tiếp nhận trong ngày, gồm 04 chữ số bắt đầu từ 0001.

Trên đây là một số thông tin chúng tôi cung cấp gửi tới bạn về mã số hồ sơ hành chính và cấu trúc mã số hồ sơ hành chính. Trân trọng!